O rutină simplă, lună de lună
Adună documentele într-un singur loc, verifică dacă sunt complete și transmite-le prin canalul agreat. Separă documentele afacerii de cheltuielile personale și notează operațiunile care au nevoie de explicații.
- Facturi emise și facturi primiteInclude documentele relevante, corecțiile și anexele. Discută separat fluxul pentru facturile electronice și accesul la acestea.
- Extrase pentru conturile folosite în activitatePregătește extrasele complete pentru perioada de lucru, inclusiv conturile în valută și platformele de plată, dacă există.
- Documente de încasări și plățiChitanțe, deconturi, rapoarte și alte justificări, în funcție de operațiunile efectuate.
- Contracte și modificări relevanteContracte noi, acte adiționale, împrumuturi, leasing, chirii sau alte operațiuni care pot influența înregistrările.
- Achiziții de echipamente și mișcări de stocuriDocumentele aferente bunurilor, recepțiilor, transferurilor și inventarului, acolo unde activitatea le presupune.
- Informații despre salariațiPontaje și documente privind concediile sau modificările contractuale, prin canalul securizat agreat. Nu le încărca într-un formular public.
- O listă scurtă de întrebări și operațiuni neobișnuiteSemnalează tranzacțiile externe, documentele lipsă sau diferențele observate, fără să aștepți închiderea perioadei.
Înainte să trimiți documentele
Verifică perioada, lizibilitatea și toate paginile documentului. Evită dublurile și păstrează originalele potrivit obligațiilor aplicabile. Termenul intern de transmitere se stabilește cu prestatorul, în funcție de serviciile contractate.
Lista este orientativă, nu o enumerare exhaustivă a obligațiilor legale. Tipurile de documente și modul de evidență diferă în funcție de forma de organizare, regimul aplicabil și activitate.